Henkilöstöhallinnon henkilörekisteri

Diakonia-ammattikorkeakoulu, PL 12, 00511 Helsinki

https://www.diak.fi/diak/yhteystiedot/

Tietosuojavastaavan sähköposti: tietosuojavastaava@diak.fi

Diakin henkilöstön tietoja käsitellään työsuhteen toteuttamista, palkanmaksua, laskentaa, raportointia ja lakisääteisten velvoitteiden toteuttamista varten. 

Käsittelyn perusteita ovat lakisääteinen velvoite (mm. kirjanpitolaki, työsopimuslaki, vuosilomalaki, työaikalaki) sekä työnantajan oikeutettu etu. Oikeutettu etu on työsuhteen toteuttaminen. 

Rekisteri sisältää tietoja Diakin tämänhetkisistä ja aiemmista työntekijöistä sekä palkkionsaajista. 

Tiedot on kerätty pääasiassa henkilöltä itseltään, mutta niitä saadaan myös vakuutusyhtiöiltä, työterveyshuollolta ja viranomaisilta, esimerkiksi Verohallinnolta ja Kelalta. 

Rekisteri sisältää mm. seuravia tietoja Diakin tämänhetkisistä ja aiemmista työntekijöistä sekä palkkionsaajista: nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, henkilön työsuhteen perustiedot, palvelujaksot ja palkkatiedot, poissaolotiedot, vuosilomatiedot, toimipaikkatiedot, työaikatiedot, tiedot koulutuksesta ja työkokemuksesta, tehtävänkuvaustiedot, roolit. Rekisterissä on myös työntekijän lähiomaistietoa, mikäli työntekijä on itse syöttänyt sen järjestelmään.  

Rekisterissä on seuraavia arkaluonteisia tietoja: sairauspoissaolotiedot, työterveyshuollon tai muun hoitavan tahon tuottamat tiedot, kurinpidolliset toimet. Myös poissaolotiedot ja kehityskeskustelutiedot saattavat olla arkaluonteisia.  

Tietoja säilytetään työsuhteen keston tai muun lakisääteisen tai organisaation oikeusturvan kannalta kohtuullisen ajan. Säilytysajat on määritelty asiakirjakohtaisesti Diakin sisäisessä tiedonhallintasuunnitelmassa.  

Digitaaliset aineistot suojataan käyttöoikeuksilla, salasanoilla, kaksivaiheisella tunnistautumisella, valvonnalla ja palomuureilla. Paperista aineistoa ei kerätä, mutta jos paperiaineistoa syntyy, sitä säilytetään käyttöajan kulunvalvotuissa tiloissa lukollisessa kaapissa ja se hävitetään käyttötarpeen päätyttyä lukollisessa roskasäiliössä (”tietosuojaroskis”). 

Tietoja luovutetaan mm. palkanmaksua hoitavalle ulkoiselle yhteistyökumppanille, pankeille, Verohallinnolle, tulorekisteriin, työterveyshuollolle ja hankerahoittajille. Tilastotietoa luovutetaan esim. Tilastokeskukselle, opetus- ja kulttuuriministeriölle ja Elinkeinoelämän keskusliitolle. Diak voi käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka käsittelevät henkilötietoja sopimukseen perustuen. Ulkopuolinen käsittelijä voi olla esimerkiksi IT-järjestelmän toimittaja. 

 Rekisteriä käyttävissä järjestelmissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa. 

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. 

Tietoja siirretään tai luovutetaan EU/ETA-alueen ulkopuolelle, minne ja kenelle:

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. Toiminnan kansainvälisestä luonteesta johtuen Diak saattaa kuitenkin palveluja tarjotessaan käyttää resursseja, sovelluksia ja palvelimia, jotka sijaitsevat EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa Diak varmistaa, että tiedon siirrolle on olemassa laillinen oikeusperuste ja että henkilötiedot suojataan esimerkiksi edellyttämällä EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita ja asianmukaisten teknisten ja organisatoristen suojaustoimenpiteiden noudattamista. Lisäksi tällaisen tiedonsiirron yhteydessä toteutetaan tarvittaessa TIA-arviointi sekä seurataan tiedossa olevien tiedonsiirron kohteena olevien maiden yleistä tietosuojan tasoa. Kaikissa tapauksissa tiedonsiirto toteutetaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja vain siinä laajuudessa kuin on ehdottoman välttämätöntä.

Sinulla on aina oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit pyytää jäljennöstä itseäsi koskevista henkilötiedoista ja pyytää mahdollisten virheellisten tietojen oikaisemista.

Voit myös esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta. Kaikissa tapauksissa tietoja ei kuitenkaan voida poistaa tai käsittelyä rajoittaa, jos esimerkiksi henkilötietoa käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamisen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen tai Diakille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä eli pyytää, että emme käsittelisi niitä ollenkaan. Lisäksi, voit pyytää, että emme tee osaltasi sellaista päätöstä, joka perustuu pelkästään automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn.

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Diakin tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@diak.fi) tai esittää pyynnön Diakin verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella Visma Sign Forms – Verkkolomake

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Tätä varten voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
Puh. 029 566 6700
www.tietosuoja.fi

Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: Puh. 029 566 6777