Jatkuvan oppimisen henkilörekisteri

Diakonia-ammattikorkeakoulu, PL 12, 00511 Helsinki

https://www.diak.fi/diak/yhteystiedot/

Tietosuojavastaavan sähköposti: tietosuojavastaava@diak.fi

Jatkuvan oppimisen henkilörekisterin tietoja käsitellään, jotta Diak voi toteuttaa jatkuvan oppimisen palveluita. Lisäksi henkilötietoa käsitellään opiskelijakyselyiden suorittamista varten. Jatkuvalla oppimisella tarkoitetaan opintoja, jotka eivät johda tutkintoon, esimerkiksi avoimen ammattikorkeakoulun opintojaksoja, osaamiskokonaisuuksia sekä erikoistumis- ja täydennyskoulutuksia. 

Käsittelyn perusteena on ammattikorkeakoulun lakisääteinen tehtävä (mm. ammattikorkeakoululaki, valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista ja laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä). Joissain tilanteissa perusteena saattaa olla myös henkilön oma suostumus. 

Jatkuvan oppimisen henkilörekisteri sisältää avoimessa ammattikorkeakoulussa ja muussa tutkintoon johtamattomassa koulutuksessa Diakissa opiskelevien henkilötietoa. Rekisterissä on myös tietoja henkilöistä, jotka ovat varasijoilla.  

Suoraan opiskelijoilta itseltään. Lisäksi Diakin lehtorit, opinto-ohjaajat ja opintohallinto tuottavat rekisteriin opintojen suorittamiseen liittyviä tietoja.  

Jatkuvan oppimisen henkilörekisterissä käsitellään Diakin jatkuvan oppimisen koulutuksissa opiskelevien henkilöiden nimiä, yhteystietoja, tietoja pohjakoulutuksesta, opintojen rahoitukseen liittyviä tietoja, opiskeluoikeuden tietoja, opintosuoritustietoja, ohjaustietoja ja palautetietoja. Rekisterissä on myös tieto henkilön lähiomaisesta, jos opiskelija itse lisää sen järjestelmään.  

Erilaisilla henkilötiedoilla on erilaisia säilytysaikoja. Ne riippuvat lainsäädännöstä, viranomaisten määräyksistä tai käyttötarkoituksesta. Henkilötietojen säilytysajat on määritelty Diakin sisäisessä tiedonhallintasuunnitelmassa. Osa tiedoista on määrätty pysyvästi säilytettäviksi. Pysyvästi säilytettävät aineistot määrittelee Kansallisarkisto. Järjestelmissä henkilötiedon säilytys saattaa liittyä myös Diakin käyttäjätunnuksen voimassaoloon.   

Digitaaliset aineistot: Digitaalisia tietoja suojataan käyttöoikeuksilla, salasanoilla, kaksivaiheisella tunnistautumisella, valvonnalla ja palomuureilla.   

Paperiaineistot: Paperiset aineistot säilytetään lukollisissa tiloissa ja viedään säilytysajan jälkeen lukolliseen tietosuojasäiliöön (”tietosuojaroskis”) ja lähetetään tuhottavaksi.  

Diak luovuttaa tutkintoon johtavan koulutuksen henkilörekisteristä tietoja suoraan viranomaistahoille. Lisäksi tietoa siirretään kansalliseen VIRTA-opintotietopalveluun, jota ylläpitää Tieteen tietotekniikan keskus CSC. VIRTA-opintotietopalvelusta tietoja luovutetaan mm. seuraaville viranomaistahoille:  

• KOSKI, opintosuoritukset (OPH)
• VALVIRA, pätevyyksien vahvistaminen
• Työllisyysrahasto
• Tilastokeskus  
• OKM (korkeakoulun toiminnan seuranta ja rahoitus)    
• työvoimatoimistot (opiskelu ansiosidonnaisella työttömyyspäivärahalla) 
• JOTPA Jatkuvan oppimisen palvelukeskus.

Diak voi käyttää ulkopuolisia tietojen käsittelijöitä sopimukseen perustuen. Ulkopuolisia käsittelijöitä ovat esimerkiksi IT-järjestelmien toimittajat.  

Rekisteriä käyttävissä järjestelmissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa. 

Järjestelmät ei siirrä tietoa EU/ETA-alueen ulkopuolelle. On kuitenkin mahdollista, että henkilötietoa voi siirtyä, mikäli opiskelija käyttää järjestelmiä EU/ETA-alueen ulkopuolella.  

Tietoja siirretään tai luovutetaan EU/ETA-alueen ulkopuolelle, minne ja kenelle:

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. Toiminnan kansainvälisestä luonteesta johtuen Diak saattaa kuitenkin palveluja tarjotessaan käyttää resursseja, sovelluksia ja palvelimia, jotka sijaitsevat EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa Diak varmistaa, että tiedon siirrolle on olemassa laillinen oikeusperuste ja että henkilötiedot suojataan esimerkiksi edellyttämällä EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita ja asianmukaisten teknisten ja organisatoristen suojaustoimenpiteiden noudattamista. Lisäksi tällaisen tiedonsiirron yhteydessä toteutetaan tarvittaessa TIA-arviointi sekä seurataan tiedossa olevien tiedonsiirron kohteena olevien maiden yleistä tietosuojan tasoa. Kaikissa tapauksissa tiedonsiirto toteutetaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja vain siinä laajuudessa kuin on ehdottoman välttämätöntä.

Sinulla on aina oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit pyytää jäljennöstä itseäsi koskevista henkilötiedoista ja pyytää mahdollisten virheellisten tietojen oikaisemista.

Voit myös esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta. Kaikissa tapauksissa tietoja ei kuitenkaan voida poistaa tai käsittelyä rajoittaa, jos esimerkiksi henkilötietoa käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamisen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen tai Diakille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä eli pyytää, että emme käsittelisi niitä ollenkaan. Lisäksi, voit pyytää, että emme tee osaltasi sellaista päätöstä, joka perustuu pelkästään automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn.

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Diakin tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@diak.fi) tai esittää pyynnön Diakin verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella Visma Sign Forms – Verkkolomake

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Tätä varten voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
Puh. 029 566 6700
www.tietosuoja.fi

Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: Puh. 029 566 6777