Laitehallinnan henkilörekisteri

Diakonia-ammattikorkeakoulu, PL 12, 00511 Helsinki

https://www.diak.fi/diak/yhteystiedot/

Tietosuojavastaavan sähköposti: tietosuojavastaava@diak.fi

Diakin laitteiden (esimerkiksi tietokoneet ja puhelimet) elinkaaren hallinta. 

Käsittelyn perusteena on ammattikorkeakoulun lakisääteisen tehtävän toteuttaminen (mm. ammattikorkeakoululaki, valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista ja laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä). Lisäksi käsittelyn perusteena on sopimus. 

Laitehallinnan henkilörekisteri sisältää Diakin henkilöstön ja opiskelijoiden tietoja. 

Tiedot kerätään suoraan käyttäjiltä itseltään tai Diakin HR- ja opiskelijapalveluilta. 

Laitehallinnan henkilörekisterin sisältämät tärkeimmät henkilötiedot ovat nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja laitteiden sarjanumerot.  

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun henkilöllä on käytössään tai hallussaan Diakin laite. 

Digitaaliset aineistot: Digitaaliset aineistot suojataan käyttöoikeuksilla, salasanoilla, kaksivaiheisella tunnistautumisella, valvonnalla ja palomuureilla.  

Paperiaineistot: Paperiaineistoa ei kerätä, mutta jos paperiaineistoa syntyy, niin se säilytetään lukollisissa tiloissa, jossa on kulunvalvonta. Kun käyttötarve on päättynyt, se viedään hävitettäväksi lukollisessa roskasäiliössä (”tietosuojaroskiksessa”). 

Henkilötietoja ei luovuteta muille kuin laitteita toimittaville sopimuskumppaneille, esim. leasing-laitteiden toimittajille. Näissä tapauksissa henkilötietojen luovuttaminen ja käsittely on suojattu sopimuksilla. 

Rekisteriä käyttävissä järjestelmissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa. 

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietoja siirretään tai luovutetaan EU/ETA-alueen ulkopuolelle, minne ja kenelle:

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. Toiminnan kansainvälisestä luonteesta johtuen Diak saattaa kuitenkin palveluja tarjotessaan käyttää resursseja, sovelluksia ja palvelimia, jotka sijaitsevat EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa Diak varmistaa, että tiedon siirrolle on olemassa laillinen oikeusperuste ja että henkilötiedot suojataan esimerkiksi edellyttämällä EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita ja asianmukaisten teknisten ja organisatoristen suojaustoimenpiteiden noudattamista. Lisäksi tällaisen tiedonsiirron yhteydessä toteutetaan tarvittaessa TIA-arviointi sekä seurataan tiedossa olevien tiedonsiirron kohteena olevien maiden yleistä tietosuojan tasoa. Kaikissa tapauksissa tiedonsiirto toteutetaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja vain siinä laajuudessa kuin on ehdottoman välttämätöntä.

Sinulla on aina oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit pyytää jäljennöstä itseäsi koskevista henkilötiedoista ja pyytää mahdollisten virheellisten tietojen oikaisemista.

Voit myös esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta. Kaikissa tapauksissa tietoja ei kuitenkaan voida poistaa tai käsittelyä rajoittaa, jos esimerkiksi henkilötietoa käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamisen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen tai Diakille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä eli pyytää, että emme käsittelisi niitä ollenkaan. Lisäksi, voit pyytää, että emme tee osaltasi sellaista päätöstä, joka perustuu pelkästään automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn.

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Diakin tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@diak.fi) tai esittää pyynnön Diakin verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella Visma Sign Forms – Verkkolomake

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Tätä varten voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
Puh. 029 566 6700
www.tietosuoja.fi

Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: Puh. 029 566 6777