Taloushallinnon henkilörekisteri

Diakonia-ammattikorkeakoulu, PL 12, 00511 Helsinki

https://www.diak.fi/diak/yhteystiedot/

Tietosuojavastaavan sähköposti: tietosuojavastaava@diak.fi

Taloushallinnon henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Diakin taloushallinnon toteuttaminen. Taloushallinto pitää sisällään mm. laskujen ja palkkioiden maksamisen ja laskuttamisen, kirjanpidon, matkahallinnon toteuttamisen, tilinpäätöksen laatimisen ja sijoitustoiminnan hallinnoinnin. Lisäksi rekisterissä käsitellään henkilötietoa perintätoimen toteuttamiseksi. 

Taloushallinnon henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen (mm. kirjanpitolaki, osakeyhtiölaki), sopimuksiin ja oikeutettuun etuun. Oikeutettu etu on maksujen prosessointi ja suorittaminen. 

Taloushallinnon henkilörekisteri sisältää Diakin henkilöstön (tämänhetkinen ja aiempi), asiakkaiden, ulkopuolisten palkkion- tai maksunsaajien sekä yhteistyökumppaneiden (esim. tilitoimisto ja tilintarkastajat) tietoja. 

Henkilötiedot on saatu henkilöiltä itseltään, Diakin henkilöstö- tai opintohallinnon järjestelmistä. 

Taloushallinnon henkilörekisteri sisältää mm. seuraavia henkilötietoja: Diakin henkilöstön nimet, yhteystiedot, pankkiyhteystiedot, henkilötunnukset, henkilönumero, työsuhdetiedot. Laskuttajien ja maksunsaajien nimet, yhteystiedot, pankkiyhteystiedot, organisaatiotiedot. Perintätoimien kohteena olevien nimet ja yhteystiedot. Diakin asiakkaiden, sijoitustoiminnan ja yhteistyökumppaneiden osapuolten nimet, yhteystiedot, organisaatiotiedot. 

Taloushallinnon henkilörekisterin henkilötietoja säilytetään kirjanpitolain mukaisen ajan (6–10 vuotta) tai (jos aineisto liittyy TKI-hanketoimintaan) hankerahoittajien edellyttämän ajan. Tämä aika on pidempi kuin kirjanpitolain edellyttämä aika, yleensä 15–20 vuotta rahoittajasta riippuen. Osa tiedoista on myös määrätty pysyvästi säilytettäviksi. Pysyvästi säilytettävät aineistot määrittelee Kansallisarkisto.  

Digitaaliset aineistot: Tietojen käyttäminen edellyttää henkilökohtaisia käyttöoikeuksia, jotka on myönnetty vain niille henkilöille, joiden työn suorittamiseen näiden tietojen käsitteleminen liittyy.  Diakin järjestelmät suojataan hallinnollisin ja teknisin keinoin henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, käyttöoikeuksien rajauksilla ja tietoteknisillä toimenpiteillä.

Paperiset aineistot: Paperinen aineisto säilytetään lukollisissa tiloissa ja kaapeissa. Säilytysajan päätyttyä paperiset aineistot viedään hävitettäväksi lukollisessa roskakorissa (“tietosuojaroskis”). 

Henkilötietoja ei luovuteta Diakin ulkopuolelle, mutta Diak voi käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka käsittelevät henkilötietoja sopimukseen perustuen. Ulkopuolinen käsittelijä voi olla esimerkiksi IT-järjestelmän toimittaja tai perintätoimisto. 

Rekisteriä käyttävissä järjestelmissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa. 

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. 

Tietoja siirretään tai luovutetaan EU/ETA-alueen ulkopuolelle, minne ja kenelle:

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. Toiminnan kansainvälisestä luonteesta johtuen Diak saattaa kuitenkin palveluja tarjotessaan käyttää resursseja, sovelluksia ja palvelimia, jotka sijaitsevat EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa Diak varmistaa, että tiedon siirrolle on olemassa laillinen oikeusperuste ja että henkilötiedot suojataan esimerkiksi edellyttämällä EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita ja asianmukaisten teknisten ja organisatoristen suojaustoimenpiteiden noudattamista. Lisäksi tällaisen tiedonsiirron yhteydessä toteutetaan tarvittaessa TIA-arviointi sekä seurataan tiedossa olevien tiedonsiirron kohteena olevien maiden yleistä tietosuojan tasoa. Kaikissa tapauksissa tiedonsiirto toteutetaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja vain siinä laajuudessa kuin on ehdottoman välttämätöntä.

Sinulla on aina oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit pyytää jäljennöstä itseäsi koskevista henkilötiedoista ja pyytää mahdollisten virheellisten tietojen oikaisemista.

Voit myös esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta. Kaikissa tapauksissa tietoja ei kuitenkaan voida poistaa tai käsittelyä rajoittaa, jos esimerkiksi henkilötietoa käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamisen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen tai Diakille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä eli pyytää, että emme käsittelisi niitä ollenkaan. Lisäksi, voit pyytää, että emme tee osaltasi sellaista päätöstä, joka perustuu pelkästään automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn.

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Diakin tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@diak.fi) tai esittää pyynnön Diakin verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella Visma Sign Forms – Verkkolomake

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Tätä varten voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
Puh. 029 566 6700
www.tietosuoja.fi

Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: Puh. 029 566 6777