Tietoa ESR-hankkeiden henkilötietojen käsittelystä

Diakonia-ammattikorkeakoulu, PL 12, 00511 Helsinki

https://www.diak.fi/diak/yhteystiedot/

Tietosuojavastaavan sähköposti: tietosuojavastaava@diak.fi

Diakonia-ammattikorkeakoulu (Diak) kerää ja tallentaa Euroopan unionin sosiaalirahaston ESR Henkilö -palveluun tietoja henkilöistä, jotka osallistuvat Diakin koordinoimiin Euroopan sosiaalirahaston (ESR) ohjelmakaudella 2014-2020 (ns. vanha ohjelmakausi) rahoittamiin hankkeisiin. Hankerahoittaja eli työ- ja elinkeinoministeriö edellyttää tätä tiedonkeruuta ja on myös tämän henkilörekisterin rekisterinpitäjä. Voit lukea ESR Henkilö -palvelun oman tietosuojaselosteen täältä ja voit lukea lisää kerättävistä henkilötiedoista täältä.

Henkilötietoja käsitellään, jotta työ- ja elinkeinoministeriö ja ESR-hankkeen tarkastajat pystyvät seuraamaan, arvioimaan ja tarkastamaan kunkin hankkeen tavoitteiden toteutumista sekä varainhoitoa. Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin ESR-hankkeiden seurantaan ja tarkastamiseen.

Henkilötietoja käsitellään lisäksi sen takia, että voidaan varmistaa, että kyseisten hankkeiden toimenpiteet kohdistuvat niihin ihmisiin, joihin ohjelman rahoitus on tarkoitettu käytettävän.

Ohjelmakauden 2021-27 (ns. uusi ohjelmakausi) tietojen keräämiseen ei käytetä enää erillistä ESR-henkilörekisteriä. Ohjelmakaudella 2021-2027 ESR+ -hankkeisiin osallistuneiden henkilöiden seurantatiedot tallennetaan ja käsitellään EURA 2021 -järjestelmässä, jonka omistaja on työ- ja elinkeinoministeriö. Osallistuneet henkilöt voivat itse syöttää tietonsa järjestelmään mobiililaitteella tai tietokoneella. Paperisia aloitus- ja lopetusilmoituksia ei kerätä. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia eli ns. arkaluonteisia tietoja ei kysytä osallistujilta lainkaan.

ESR-hankkeiden henkilötietoja käsitellään työ- ja elinkeinoministeriön vaatimuksesta ja ministeriön edellyttämällä tavalla. Työ- ja elinkeinoministeriön vaatimukset käsittelystä perustuvat ESR-asetukseen (EU 1304/2013) ja yleisasetukseen (EU 1303/2013).

ESR Henkilö -järjestelmään syötettävien henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvollisuuteen (ESR-asetus (EU 1304/2013) ja yleisasetus (EU 1303/2013)). Järjestelmän rekisterinpitäjä on työ- ja elinkeinoministeriö.  

Diakin velvollisuus on noudattaa rakennerahastoista osarahoitettavien kustannusten tukikelpoisuudesta annettua valtioneuvoston asetusta (358/2014). Asetuksen mukaan tuen saajan täytyy pystyä todentamaan toteutuneet kustannukset ja säilyttää kaikki hankkeeseen liittyvä kirjanpitoaineisto ja muu aineisto niin, että tuen käyttöä voidaan valvoa. 

ESR-hankkeiden henkilörekisteri sisältää hankkeiden osallistujien henkilötietoja. 

ESR-hankkeiden henkilörekisterin sisältämät henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään eli henkilöltä, joka osallistuu hankkeeseen. Ns. vanhan ohjelmakauden tiedot kerätään paperilomakkeella, josta ne tallennetaan työ- ja elinkeinoministeriön omistamaan ESR Henkilö -järjestelmään (sähköinen rekisteri).  

Vanhan ohjelmakauden ESR Henkilö -rekisteri sisältää seuraavat tiedot. 

• Henkilön tunniste- ja yhteystiedot: etunimi, sukunimi, henkilötunnus, osoite, sähköposti ja puhelinnumero. Sukupuoli ja ikä.  
• Työllisyystilanne: mahdollisen työttömyyden kesto, työelämän ulkopuolella olo tai työssä oloon liittyvät tiedot.  
• Suoritetun koulutuksen aste.  
• Muut taustatekijät (arkaluonteisia tietoja, henkilöllä on oikeus kieltäytyä vastaamasta näitä koskeviin kysymyksiin): ulkomaalaistaustaisuus tai vähemmistöön kuuluminen, vammaisuus, aseman heikkous työmarkkinoilla.  
• Lisäksi joissakin hanketyypeissä: henkilön arvio omasta työkyvystään ja/ tai hankkeen vaikutuksista.

Uuden ohjelmakauden henkilöosallistujan asiointipalvelussa tallennetaan sen hankkeen hankekoodi, johon henkilö osallistuu ja seuraavat henkilötiedot:

1. henkilötunnus
2. ikä
3. sukupuoli
4. nimet
5. yhteystiedot
6. tieto turvakiellosta
7. koulutustasosta korkein suoritettu tutkinto
8. hankkeessa suoritettu tutkinto tai muu ammattipätevyys
9. tieto siitä, onko henkilö työtön, pitkäaikaistyötön vai työssä, työllistyykö hän yrittäjänä tai ammatinharjoittajana, onko hän koulutuksessa, onko hän ryhtynyt työnhakuun vai onko hän työelämän ulkopuolella
10. päivämäärät, joina henkilö on aloittanut ja lopettanut hankkeessa.  

Hankkeeseen osallistuvan rekisteröitävän henkilön henkilöllisyys todennetaan. 

Vanha ohjelmakausi (2014-2020) 

Paperiaineistot: Lomakkeita säilytetään rakennerahastoista osarahoitettavien kustannusten tukikelpoisuudesta annetun valtioneuvoston asetuksen (358/2014) 30 §:ssä säädetyn ajan, vähintään 10 vuotta hankkeen päättymisestä. Säilytysajan päätyttyä lomakkeet laitetaan lukittuun paperinkeräysastiaan hävitettäväksi.

Digitaaliset aineistot: Tiedot hävitetään ESR Henkilö -järjestelmästä ESR-ohjelmakauden päättymisen ja siihen liittyvien lisävelvoitteiden päättymisen jälkeen. Järjestelmän tietojen hävittämisestä huolehtii työ- ja elinkeinoministeriö sen jälkeen, kun tietojen säilytysaika on päättynyt.

Uusi ohjelmakausi (2021-2027) 

Paperiaineistot: Paperiaineistoa ei kerätä. 

Digitaaliset aineistot: Rekisterinpitäjän on poistettava tiedot viimeistään viiden vuoden kuluttua Euroopan unionin alue- ja rakennepolitiikan ohjelman sulkemisesta. Henkilötietoja ei kuitenkaan saa poistaa, jos niitä tarvitaan, jotta voidaan hoitaa lakiin perustuvaa tehtävää tai jotta viranomainen voi suorittaa asiaan liittyvän tarkastuksen.  

Paperiaineistot (vanha ohjelmakausi): Osallistuja täyttää itse paperisen aloitus- ja lopetuslomakkeen ja palauttaa sen hankkeen projektipäällikölle Diakissa. Tiedot tallennetaan lomakkeelta ESR Henkilö -järjestelmään. Tämä jälkeen paperilomakkeet säilytetään Diakin toimipisteissä lukittavissa kaapistoissa, joihin on pääsy vain niillä henkilöillä, jotka tehtävänsä puolesta käsittelevät kyseisiä asiakirjoja.

Digitaaliset aineistot (uusi ja vanha ohjelmakausi): ESR Henkilöt -järjestelmässä henkilötiedot edellyttävät niitä tallentavalta / käsittelevältä henkilöltä henkilökohtaista vahvaa tunnistautumista sekä valtuutettua kytköstä Diakonia-ammattikorkeakouluun ja pääsyä salasanalla suojatun hankkeen tietoihin. 

Vanhan ohjelmakauden paperilomakkeiden tiedot tallennetaan työ- ja elinkeinoministeriön omistamaan ESR Henkilö -järjestelmään. Työ- ja elinkeinoministeriön nimetyillä edustajilla on oikeus tarkastella kaikkia ESR Henkilö -järjestelmän tietoja voimassa olevan lainsäädännön asettamissa rajoissa.

Sähköisestä ESR Henkilö -järjestelmästä voidaan luovuttaa osallistujien yhteystietoja ulkoiselle tutkimuslaitokselle, Tilastokeskukselle tai vastaavalle taholle kyselytutkimusten toteuttamista varten. Kyselyselvitysten kohderyhmät valitaan satunnaisotannalla toimenpiteisiin osallistuneista henkilöistä.

Kyselytutkimuksella selvitetään Euroopan komissiota varten sitä, miten ESR-hankkeiden toimenpiteet ovat vaikuttaneet osallistujien työllisyyteen tai työmarkkinatilanteen paranemiseen kuuden (6) kuukauden kuluttua toimenpiteen päättymisestä. 

 Rekisteriä käyttävissä järjestelmissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa. 

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietoja siirretään tai luovutetaan EU/ETA-alueen ulkopuolelle, minne ja kenelle:

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. Toiminnan kansainvälisestä luonteesta johtuen Diak saattaa kuitenkin palveluja tarjotessaan käyttää resursseja, sovelluksia ja palvelimia, jotka sijaitsevat EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa Diak varmistaa, että tiedon siirrolle on olemassa laillinen oikeusperuste ja että henkilötiedot suojataan esimerkiksi edellyttämällä EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita ja asianmukaisten teknisten ja organisatoristen suojaustoimenpiteiden noudattamista. Lisäksi tällaisen tiedonsiirron yhteydessä toteutetaan tarvittaessa TIA-arviointi sekä seurataan tiedossa olevien tiedonsiirron kohteena olevien maiden yleistä tietosuojan tasoa. Kaikissa tapauksissa tiedonsiirto toteutetaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja vain siinä laajuudessa kuin on ehdottoman välttämätöntä.

Sinulla on aina oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit pyytää jäljennöstä itseäsi koskevista henkilötiedoista ja pyytää mahdollisten virheellisten tietojen oikaisemista.

Voit myös esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta. Kaikissa tapauksissa tietoja ei kuitenkaan voida poistaa tai käsittelyä rajoittaa, jos esimerkiksi henkilötietoa käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamisen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen tai Diakille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä eli pyytää, että emme käsittelisi niitä ollenkaan. Lisäksi, voit pyytää, että emme tee osaltasi sellaista päätöstä, joka perustuu pelkästään automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn.

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Diakin tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@diak.fi) tai esittää pyynnön Diakin verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella https://www.vismasignforms.com/form/fa53720e-cc71-4b92-b062-6db43e0d33d3.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Tätä varten voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
Puh. 029 566 6700
www.tietosuoja.fi

Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: Puh. 029 566 6777