Vaikuttamistoiminnan henkilörekisteri

Diakonia-ammattikorkeakoulu, PL 12, 00511 Helsinki

https://www.diak.fi/diak/yhteystiedot/

Tietosuojavastaavan sähköposti: tietosuojavastaava@diak.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Diakin lakiin perustuvan velvoitteen mukainen raportointi vaikuttamisen kohteista Avoimuusrekisteriin (https://avoimuusrekisteri.fi/). Velvollisuudesta säädetään avoimuusrekisterilaissa (430/2023). Lisäksi tietoja käytetään Diakin sisäisessä toiminnan seurannassa ja raportoinnissa.

• Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisteri sisältää tietoja Diakin vaikuttamistoiminnan kohteista, joka tarkoittaa sekä sellaisia vaikuttamisen kohteena olevia henkilöitä, joiden tapaamiset raportoidaan Avoimuusrekisteriin, että sellaisia, joiden tapaamisia seurataan Diakin KPI-mittariston vuoksi.

Henkilötiedot on kerätty lähtökohtaisesti henkilöltä itseltään tai julkisista tietolähteistä.

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

• henkilön nimi
• puolue tai edustettu organisaatio
• henkilön titteli
• tapaamisen tai yhteydenoton aihe ja sen kuvaus
• yhteydenoton tapa.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, kuitenkin enintään kymmenen vuotta. Avoimuusrekisteriin ilmoitettuja tietoja säilytetään avoimuusrekisterin verkkosivuilla 10 vuotta, minkä jälkeen ne arkistoidaan pysyvästi.

Digitaaliset aineistot suojataan käyttöoikeuksilla, salasanoilla, kaksivaiheisella tunnistautumisella, valvonnalla ja palomuureilla.

Paperista aineistoa ei kerätä, mutta jos paperiaineistoa syntyy, sitä säilytetään käyttöajan kulunvalvotuissa tiloissa lukollisessa kaapissa ja se hävitetään käyttötarpeen päätyttyä lukollisessa roskasäiliössä (”tietosuojaroskis”).

Avoimuusrekisteriin raportoitavat tiedot luovutetaan Valtiontalouden tarkastusvirastolle (VTV) avoimuusrekisterilain nojalla. VTV julkistaa tiedot kaksi kertaa vuodessa avoimuusrekisterissä (https://avoimuusrekisteri.fi/).

Diak voi käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka käsittelevät henkilötietoja sopimukseen perustuen. Ulkopuolinen käsittelijä voi olla esimerkiksi IT-järjestelmän toimittaja.

Rekisteriä käyttävissä järjestelmissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit myös pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja pyytää virheellisten tietojen oikaisemista. Voit myös esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta.

Kaikissa tapauksissa tietoja ei kuitenkaan voida poistaa tai käsittelyä rajoittaa, jos esimerkiksi henkilötietoa käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamisen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen tai Diakille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Diakin omaan tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@diak.fi) tai esittää pyynnön Diakin verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella.

Voit myös olla tarvittaessa yhteydessä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
029 566 6700
www.tietosuoja.fi
Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: 029 566 6777