Tutustu vaihtarin muistilistaan
Vaihto-opiskelu tai harjoittelu ulkomailla on ikimuistoinen kokemus. Ennen kuin vaihtojakso alkaa, on kuitenkin hoidettava paljon eri asioita, jotta vaihto sujuu ongelmitta. Vaihtarin muistilistaan on koottu muistettavat asiat vaihtoon lähtiessä ja sieltä palatessa.
Suuri osa vaihtoon liittyvistä paperiasioista hoidetaan sähköisesti opiskelijan työpöydällä Mobility Onlinessa
Ennen vaihtoa
Hae vaihtoon
Hakuaikoja on kaksi kertaa vuodessa: syyskuussa ja tammi-helmikuussa. Vaihtohausta tiedotetaan Diakin nettisivuilla sen alkaessa. Hakuprosessi on kuvattu Näin haet vaihtoon -sivuilla.
Osallistu kansainvälisen opiskelijavaihdon valmennukseen
Valmennuskurssi on pakollinen kaikille vaihtoon lähtijöille, ja se suoritetaan vaihtoa edeltävänä lukukautena. Kurssiin sisältyy paljon hyödyllistä tietoa vaihdon käytännön järjestelyistä ja huomioitavista asioista (esim. vakuutus, rokotukset, kokemustarinoita). Kurssille ilmoittaudutaan Diakin ilmoittautumiskäytäntöjä noudattaen. Myös kv-toimisto voi lisätä sinut kurssille.
Tutustu vastaanottavan organisaation hakuprosessiin ja toimita tarvittavat dokumentit ajallaan
Opiskeluvaihto: Korkeakoulut edellyttävät vaihto-opiskelijoilta erillisen vaihtohakemuksen tekemistä. Tutustu vastaanottavan korkeakoulun hakuprosessiin korkeakoulun sivuilla. Jätä kaikki vaaditut hakemuspaperit määräpäivään mennessä korkeakoulun edellyttämällä tavalla (sähköpostitse, järjestelmän kautta, kv-koordinaattorin kautta).
Harjoitteluvaihto: Ota yhteyttä harjoitteluorganisaatioon ja sovi harjoittelusta. Liitä viestiin tarvittaessa CV ja motivaatiokirje englanniksi tai organisaation kielellä. Malleja löydät esimerkiksi Europass CV -sivustolta.
Sovi harjoittelun päivämääristä -> Lähetä tieto kv-toimistoon.
Sovi harjoittelun sisällöistä ja tavoitteista ja varmista niiden soveltuvuus ohjelmasi sisältöasiantuntijalta. Vasta kun olet sopinut ajankohdan, kohteen ja sisällöt, voit laatia Traineeship Agreementin.
Tee Learning Agreement / Traineeship Agreement
Learning Agreementissä (LA) sovitaan opiskelijan, vastaanottavan organisaation ja Diakin välillä vaihdon sisällöistä (opinnot tai/ja työtehtävät) yleisellä tasolla ennen vaihdon aloitusta. Harjoitteluun lähtevät opiskelijat ottavat mukaan lisäksi Diakin harjoitteludokumentit, joissa tavoitteita ja sisältöjä tarkennetaan vaihdon aikana.
Learning Agreementissa (LA) on kyse opiskelijan oikeusturvasta: vastaanottava organisaatio lupaa tarjota LA sopimukseen kirjatut sisällöt ja Diak lupaa ne hyväksilukea LA sopimuksen mukaisesti. Suhtaudu siis LA:n täyttämiseen vakavasti, ja selvitä, mitä sisältöjä aiot tehdä sekä miten ne korvataan Diakissa. Sovi sisällöistä ohjelmasi sisältöasiantuntijan kanssa.
Sisältöjen suunnittelu aloitetaan jo valintahaastattelussa. Tämän jälkeen tutustu kohdeorganisaation tarjontaan ja tee alustava suunnitelma. Kurssilistat julkaistaan usein vasta juuri ennen vaihdon alkua, joten voit tehdä ensimmäisen suunnitelman edellisen vuoden kurssilistojen pohjalta ja päivittää sen, kun lopullinen kurssilista julkaistaan. Työharjoittelun sisältöjen suunnittelussa auttaa aiemmin vaihdossa olleiden opiskelijoiden raportteihin sekä harjoittelun tavoitteisiin tutustuminen. Suunnitelmassa on tärkeää huomioida kokonaistyömäärä ja sen kohtuullisuus.
Learning Agreementin hyväksyy Diakin kv-sisältöasiantuntija. Katso lisätiedot Erasmus+ -ohjelman ohjeistuksesta.
- Learning Agreement tehdään Mobility Onlinessa ennen vaihdon aloitusta.
- Opiskelijan, Diakin ja vastaanottavan organisaation allekirjoittama Learning Agreement tulee olla skannattuna Mobility Onlinessa kun haet apurahaa.
- Apurahaa ei voida maksaa opiskelijalle, joka ei ole palauttanut allekirjoitettua Learning Agreementia.
- Allekirjoitettu Learning Agreement on tärkeää ottaa mukaan vaihtoon.
- Mikäli sisällöt muuttuvat, Learning Agreement päivitetään. Learning Agreementin tulee vastata vaihdon todellisia sisältöjä.
- Vaihdon päätyttyä Mobility Onlineen ladataan myös kohdekorkeakoulusta saatu opintorekisteriote tai harjoitteluorganisaatiosta saatu harjoittelutodistus.
Asuntoasiat
Hae asuntoa kohdemaassa hyvissä ajoin. Kysy kohdeorganisaatiosta vinkkejä asunnon hakuun. Asuntomarkkinoilla on paljon huijareita, joten jos hankit asunnon itse, varmista asunnontarjoajan luotettavuus kohdeorganisaatiosta.
Jos lähdet vaihtoon korkeakouluun, heillä saattaa olla tarjolla opiskelija-asuntoloita, joihin haetaan osana kohdekoulun hakuprosessia.
Euroopan ulkopuolisissa kohteissa (Nepal, Vietnam, Tansania, Swazimaa) maakoordinaattori voi mahdollisesti auttaa asunnon hankinnassa.
Helsingissä opiskelevat voivat hyödyntää Suomen kotinsa jälleenvuokrauksessa Facebook-ryhmää Apartments for students in Helsinki Metropolitan area.
Harjoitteluvaihto: Tulosta ja ota mukaasi harjoitteludokumentit
Tulosta ja ota mukaan oman alasi alla olevat tavoite- ja arviointilomakkeet sekä kirje harjoittelun ohjaajalle:
- Feedback and assessment form
- Agreement and goals form
- Letter to the Supervisor
- Learning Outcomes for International Exchange
Jos teet harjoittelun Diakin partnerikorkeakoulun kautta niin, että harjoittelusi on osa korkeakouluopintojasi kohdemaassa, saat todennäköisesti kohdekorkeakoulun käyttämät lomakkeet ja voit silloin käyttää niitä.
Jos vastaavia lomakkeita ei ole partnerikorkeakoulussa, voit käyttää Diakin tavoite- ja arviolomakkeita, mutta kirjettä ei tarvitse viedä ohjaajalle.
Ilmoita ulkomaan jaksosta Kelaan
Ulkomailla suoritettava opiskelu- ja harjoittelujakso on aina ilmoitettava Kelaan. Opintotuen muutos (oTm) kannattaa tehdä Kelan sähköisessä asiointipalvelussa. Kela tarkistaa sähköisen järjestelmän kautta jätettyjen hakemusten osalta vaihdon tiedot suoraan Diakista.
Tietojen vahvistamista varten kv-toimisto tarkistaa vaihdon tiedot Mobility Onlinesta. Huolehdithan siis, että vaihdon päivämäärät, vaihtokohde ym. tiedot ovat ajan tasalla.
Jos sinulla on kysymyksiä liittyen opintotukiasioihin, kannattaa ensisijaisesti olla yhteydessä Kelaan.
Opintorahan, asumislisän ja opintolainan määristä ulkomailla opiskellessa voit lukea Kelan sivuilta.
Hae apurahaa
Apurahaa haetaan sähköisesti Mobility Onlinessa ennen vaihtojakson alkua. Muista tarkistaa pankkiyhteystietosi ja hyväksyä vastuuvapauslausekkeen ehdot ennen apurahan hakemista.
Samassa yhteydessä kannattaa huolehtia, että vaihdon päivämäärät ovat Mobility Onlinessa oikein, koska Erasmus-vaihdoissa apurahan suuruus maksetaan vaihtopäivien lukumäärän mukaan.
Apurahaa maksetaan siis kaikille vaihtopäiville, eikä vaihdon kestoa voi pyöristää ylös tai alaspäin täysiin kuukausiin apurahaa laskettaessa.
Huomioithan, että apurahaprosessi vie aikaa, joten tee apurahahakemus heti kun olet saanut harjoittelu- tai opintosuunnitelman valmiiksi. Erasmus-apurahasta ennen vaihtoa maksetaan n. 80 % ja loppuosuus vaihdon jälkeen, kun kaikki toimenpiteet on suoritettu. Vaihtojakson alun jälkeen saapuneita apurahahakemuksia ei käsitellä.
Hanki matkaliput, työluvat, oleskeluluvat ja viisumit
Vaihtoon lähtijänä vastaat itse matkalippujen, työlupien, oleskelulupien ja viisumien hankkimisesta. Selvitä siis työlupa- ja viisumiasiat hyvissä ajoin ja hae niitä ajoissa. Lisätietoa viisumiasioista ja matkustamisesta ulkomaille voit lukea Ulkoministeriön sivuilta.
EU:n kansalaisen ei tarvitse hakea viisumia tai oleskelulupaa ennen toiseen EU-maahan muuttoa.
Kaukokohteisiin matkustavien suosittelemme hankkimaan liput samalle lennolle. Tämä helpottaa huomattavasti saapumisjärjestelyjä, kuten jatkokuljetuksia lentokentältä, majoittumista ja alun orientaatiota.
Huolehdi vakuutuksista ja hanki eurooppalainen sairaanhoitokortti
EU- tai ETA-maahan opiskelijavaihtoon lähtevällä opiskelijalla on oltava eurooppalainen sairaanhoitokortti. Eurooppalaisen sairaanhoitokortin voit tilata ilmaiseksi Kelan sivuilta, ja sen avulla saat kohdemaassa hoitoa samoin periaattein kuin kyseisen maan kansalaiset.
Diakin vaihtoprosessiin hyväksytyt opiskelijat, joiden varsinainen koti on Suomessa ja joilla on oikeus sairausvakuutuslain mukaisiin korvauksiin, ovat Diakin puolesta vakuutettuja vaihtojaksonsa aikana. Mikäli opiskelija ei ole Diakin vakuutuksen piirissä, opiskelijan tulee hankkia riittävä vakuutusturva vaihdon ajaksi itse.
Diak myöntää matkustajavakuutuksen, vastuuvakuutuksen ja tapaturmavakuutuksen opiskelijoiden vaihtoihin, jotka on hyväksytty Diakin vaihtoprosessin mukaisesti.
- Diakin matkustajavakuutus ei sisällä matkatavara- ja myöhästymisvakuutusta. Suosittelemme kaikkien opiskelijoiden tarkistavan Diakin vakuutuksen ehdot ja summat ja miettivän, mikä on riittävä vakuutusturva omalla kohdalla.
- Diakin matkustajavakuutuksesta saa vakuutustodistuksen. Tulosta se Mobility Onlinesta ennen lähtöä. Vakuutustodistuksesta löytyvät vakuutuksen ehdot ja yhteystiedot hätätilanteissa.
- Vakuutustodistus on riittävä osoitus vakuutusturvasta.
- Vakuutusturva on voimassa vain vaihdon aikana, eli huomioithan tämän, jos matkustelet ulkomailla vaihtojaksoa ennen tai sen jälkeen.
- Mikäli vaihtosi suuntaa Yhdysvaltoihin tai Kanadaan, on sinun huolehdittava, että otat kohteen vaatimat vastuuvakuutukset itse.
Tutustu ennen lähtöä kohdemaasi palveluverkostoon ja ota selvää miten toimia, jos sairastut. Suoralaskuttavia lääkäreitä ja sairaaloita ei ole joka maassa, joten päätä, miten hoidat esim. yllättävät lääkärikulut. Tarkista samat tiedot myös oman vakuutuksesi kohdalta.
Huomioithan, että matkavahingosta ilmoittaminen on opiskelijan vastuulla. Voit olla Diakin kv-opiskelijapalveluihin yhteydessä kaikissa vahinkotilanteissa (international.office@diak.fi). Diakin vakuutusyhtiönä matkustajavakuutuksien osalta toimii LähiTapiola.
Rikostaustaote
Lasten ja nuorten parissa työskentelevien täytyy toimittaa harjoittelupaikkaan englanninkielinen rikostaustaote.
Otetta ei tarvitse toimittaa Diakiin. Otteen voi hakea sähköisesti Suomi.fi-asiointipalvelussa. Harjoittelun alkaessa rikostaustaote saa olla korkeintaan kuukauden vanha. Otteen saa noin viikon kuluessa tilauksesta.
Tee matkustusilmoitus
Kaikkien Diakin opiskelijoiden on tehtävä matkustusilmoitus Ulkoministeriön sähköisen matkustusilmoituspalvelun kautta. Lisätietoa löydät Ulkoministeriön sivuilta.
Tarkista terveys- ja rokotustilanne
Kv-valmennuksessa käsitellään terveys- ja turvallisuuskysymyksiä yksityiskohtaisesti.
Jos käytät reseptilääkkeitä, tarkista niiden riittävyys ennen vaihtoa ja käy lääkärintarkastuksessa.
Jos lähdet vaihtoon Pohjoismaiden ulkopuolelle, muista paluusi jälkeen tutustua myös seuraavan harjoittelupaikkasi tarttuvia tauteja koskeviin ohjeisiin.
Vaihdon aikana
Ilmoita muutoksista
Muista päivittää opinto- tai harjoittelusuunnitelmaan tulevat muutokset.
Epäselvissä tapauksissa kysy lisätietoa kv-koordinaattorilta. Jos vaihtojaksosi lyhenee tai pitenee merkittävästi, ota myös yhteyttä.
Diakin kv-liikkuvuuspalvelut ja muut opiskelijapalvelut (opinto-ohjaus, kuraattorin palvelut ym.) ovat käytössäsi vaihdon aikana.
Lataa tarvittavat dokumentit Mobility Onlineen
Muista ladata Mobility Online -järjestelmään vaihdon aikana kaikki dokumentit, kuten Letter of Confirmation, Transcript of Records ja Placement Certificate (jos kyseessä on harjoittelu).
Kaikkien osapuolten allekirjoittaman sopimuksen tulee löytyä järjestelmästä viimeistään vaihdon alkaessa.
Ilmoita turvallisuuspoikkeamat Falcony-järjestelmään
Diakissa on käytössä turvallisuuspoikkeamien ilmoituksiin käytössä Falcony-järjestelmä, johon kirjaudutaan Diakin opiskelijatunnuksilla, muodossa lyhyttunnus@student.diak.fi.
Poikkeukset käsitellään järjestelmässä ja sinne tulisi ilmoittaa seuraavia poikkeamia:
- Ongelmatilanne kv. harjoittelussa, esimerkiksi seuraavat asiat voidaan ilmoittaa Falcony:ssä: onnettomuus, aiheutunut vamma tai muu epäselvä tilanne harjoittelupaikassa
- Turvallisuus kv. vaihdossa
- Katso lisätietoja Diakin turvallisuusperiaatteista
Kriisitilanteet:
- Esimerkkejä mahdollisista kriisitilanteista: vakava onnettomuus tai luonnonkatastrofi, rikoksen uhriksi joutuminen
- Akuutissa kriisitilanteessa ota yhteys aina ensi tilassa paikalliseen viranomaiseen, hätänumeroon ja suurlähetystöön
- Mikäli sinun tarvitsee saada yhteys Diakin viralliseen edustajaan, tavoitat heidät päivystysnumerosta: 030 322111
- Päivystysnumero palvelee virka-ajan ulkopuolella akuuteissa kriisitilanteissa, jolloin muut Diakin yhteyshenkilöt eivät ole tavoitettavissa
Muista vakuutus
Mikäli olet lähtenyt kv-vaihtoon Diakin prosessin mukaisesti, olet oikeutettu Diakin matkustajavakuutukseen. Vakuutuksen tarjoaja on LähiTapiola. Mahdollisia lääkäri- ja muita korvauksia voit hakea suoraan LähiTapiolan palvelusta. Kannattaa ilmoittaa vahingosta tai akuutista tilanteesta myös Diakin kv-liikkuvuuspalveluihin: international.office [at] diak.fi
Jaa kokemuksiasi!
Käytä vaihdosta jakamissasi kuvissa #diakexchange hashtagia.
Diakin viestintä ja kv-liikkuvuuspalvelut ottavat mielellään vastaan vaihtokuvia. Jos olet kiinnostunut, voit vaihtojakson aikana tuottaa materiaalia myös somekanaviimme muiden opiskelijoiden, yhteistyökumppaneiden ja hakijoiden nähtäväksi, esim. Diakin Instagram-tilille. Jos haluat jakaa vaihtojaksosi tunnelmia jo sen aikana tai vaihdon jälkeen Diakin viestintäkanaviin, ole rohkeasti yhteydessä Diakin viestintäpalveluihin: viestinta@diak.fi.
Vaihdon jälkeen
Osallistu paluureflektioon
Ulkomailta paluun jälkeen kaikki opiskelijat osallistuvat joko ryhmässä tai yksitellen paluureflektioon, jossa käsitellään opintokokonaisuuden tavoitteiden toteutumista vaihtojakson aikana.
Kerro kokemuksistasi vaihtoon lähteville
Muistathan jakaa kokemuksiasi ja osaamistasi! Jo vaihdossa olleet vaihto-opiskelijat antavat vaihtoon haluaville erittäin arvokkaita vinkkejä ja vertaistukea. Olisikin hyvä, että mahdollisimman moni vaihdosta palannut osallistuisi seuraavien lähtijöiden kv-infoon tai -valmennukseen. Kokemusten jako on osa kv-vaihtoprosessia.
Myös erilaisissa tapahtumissa kaivataan kansainvälisesti orientoituneita opiskelijoita. Voit halutessasi ryhtyä vaikka kv-tutoriksi!
Skannaa tarvittavat dokumentit Mobility Onlineen
Korkeakouluopintoja tehneiden opiskelijoiden tulee hankkia vaihtokorkeakoulun kv-toimistosta:
- Letter of Confirmation (vaihdon päivämäärät), joka on allekirjoitettu vaihdon lopussa
- Opintorekisteriote eli Transcript of records (korkeakoulut lähettävät opintorekisteriotteen sähköisesti tai postitse viikkoja/kuukausia vaihdon jälkeen, selvitä ennen vaihdon loppumista, miten ote sinulle toimitetaan).
Harjoitteluvaihdossa olleet hankkivat vaihdon päätteeksi harjoitteluorganisaatiosta seuraavat todistukset:
- vaihdon päätteeksi allekirjoitettu Placement Certificate (saatavilla Mobility Onlinessa)
Lataa kaikista dokumenteista skannattu kopio Mobility Onlineen.
Toimita kopio opintorekisteriotteesta ohjaavalle opettajalle, joka vie suoritukset Diakin opintorekisteriin.
Learning Agreementin ja opintorekisteriotteen alkuperäiset kappaleet jäävät sinulle.
Toimita dokumentit mahdollisimman pian vaihdon jälkeen. Ongelmatilanteissa ota yhteyttä kv-koordinaattoriin.
Kirjoita vaihtoraportti
Täytä vaihtoraportti Mobility Onlinessa vaihdon päätteeksi.
Raportilla pääset kertomaan esimerkiksi seuraavista asioista:
- vaihtoaika, -kohde ja oma opiskelualasi
- yleiskuvaus vaihtokohteesta
- opinnot tai harjoittelu
- vapaa-aika ja asuminen
- mitä opit vaihdon aikana
- vinkkejä tuleville vaihto-opiskelijoille.
Täytä Participant Survey
Erasmus+ -vaihdossa olleet palauttavat vaihdon jälkeen vaihto-ohjelman oman palautelomakkeen Participant Surveyn. Linkki sähköiseen palautelomakkeeseen tulee automaattisesti omaan sähköpostiisi.
Kun olet toimittanut kaikki tarvittavat vaihtoon liittyvät dokumentit ja täyttänyt palautekyselyn, sinulle maksetaan loppuosa Erasmus-apurahasta.
Onnittelut suorittamistasi opinnoista tai harjoittelusta sekä uusista kokemuksista!